Faktura
En faktura bliver i daglig tale også kaldet en regning. Fakturaen kan betegnes som en opgørelse
over en handel og specificerer de produkter eller ydelser der er leveret og som der skal betales for.
Hvad er en faktura?
En faktura kan defineres som et økonomisk dokument der bruges som dokumentation på en handel mellem både virksomheder og privatpersoner. Det er altså dokumentation for både debitor og kreditor omkring en handel, og viser en opgørelse over de produkter eller ydelser der er leveret og som der skal betales for.
Det kan f.eks. være en faktura i forbindelse med en håndværker der har udført et stykke arbejde i hjemmet hos en privatperson. Håndværkeren specificerer på fakturaen hvad der er lavet, hvor meget der skal betales og hvortil betalingen skal ske.
Hvilke krav og regler er der til en faktura?
Der er nogle krav og regler til hvad en faktura skal indeholde for at være gyldig som dokumentation på en handel.
Det er et krav at både debitor og kreditor får en kopi af fakturaen. Den er som sagt dokumentation på en handel og skal for virksomheder opbevares i 5 år ligesom alt andet regnskabsmateriale jf. bogføringsloven. Private har som udgangspunkt ingen opbevaringspligt af fakturaer, men det anbefales at opbevare fakturaer som minimum inden for en eventuelt garanti- eller reklamationsperiode.
Derudover er der krav til hvilke oplysninger der er på fakturaen. Følgende oplysninger skal fremgå på fakturaen:
- Fortløbende fakturanummer
- Fakturadato (Fakturaen udstedelsesdato)
- Købers navn og adresse (og eventuelt CVR-nummer)
- Sælgers navn, adresse og CVR-nummer
- Specifikation af varer, antal og pris
- Momsbeløb
Det er ikke et krav, men fakturaen bør typisk også indeholde dine bankoplysninger, så kunderne ved, hvor de skal betale pengene.
Som udgangspunkt kan det siges, at jo flere oplysninger der fremgår på fakturaen, jo bedre dokumentation er der for køber, sælger og SKAT.
Der er desuden ingen krav til hvordan de faktura ser ud rent visuelt. Du bestemmer derfor selv om du laver fakturaen selv, bruger et regnskabsprogram eller en fakturaskabelon.
Hvordan laver man en faktura?
Den nemmeste måde du kan lave en faktura på, er ved at benytte et regnskabsprogram. Et regnskabsprogram vil sikre dig at du overholder alle krav og regler i forbindelse med fakturering og giver dig mulighed for at benytte fakturaskabeloner.
Det giver dig også den fordel at du gennem regnskabsprogrammet har mulighed for nemt at holde styr på din økonomi og se hvilke fakturaer der er betalt.
Med dokumentationen på plads har du lavet alt forarbejdet der gør at en eventuel rykkerproces eller inkassoproces kan opstartes hurtigt – og det er noget der er meget afgørende for dit cashflow.
Fakturaskabelon
Grundlæggende er der ingen krav til hvordan en faktura er designet eller hvordan den perfekte skabelon ser ud i forhold til en faktura. Fakturaen bør opfylde kravene for at være gældende.
Vi oplever alt for ofte virksomheder der selv har forsøgt at udarbejde deres skabeloner til fakturaer, men hvor de har lavet fejl der kan være afgørende for dine muligheder for f.eks. opretholdelse af kravet eller inddrivelse af tilgodehavende såfremt debitor ikke betaler fakturaen.
Derfor anbefaler vi altid at du benytter et regnskabsprogram som Dinero, Billy eller e-conomic til at sende fakturaer, så du sikrer dig at du opfylder kravene.
Forældelse af faktura
En faktura forælder i udgangspunktet efter 3 år – fra det tidspunkt hvor en sælger kunne have forventet af have fået sine penge. Sender en virksomhed med andre ord en faktura et år efter det udførte arbejde (og dermed tidspunktet for man kunne have forventet pengene), ja så gælder de 3 års forældelse altså ikke fra forfaldsdatoen – men et år tidligere.
Forældelseslovens § 2 formulerer det således: “forældelsesfristerne regnes fra det tidligste tidspunkt, til hvilket fordringshaveren kunne kræve at få fordringen opfyldt”.
Hvis du som de fleste virksomheder udsender en faktura efter afsluttet arbejde, så gælder forældelsesfristen altså fra forfaldsdatoen på fakturaen.
Du har imidlertid mulighed for at afbryde forældelsesfristen ved at bringe fakturaen for retten, få en skyldnererklæring på beløbet eller et gældsbrev. Som grundregel kan siges, at alt man har debitors underskrift på, forfældes efter 10 år.
10 års forældelsesfristen gælder ligeledes på domme fra fogedretten, samt visse bank- og lånekrav.
Spørgsmål om faktura
Her har vi samlet relevante spørgsmål som hjælper med et bedre overblik.
Ja, det vil det være i de fleste tilfælde. Dog skal man være sikker på, at man får en gyldig faktura.